Optimeios :: Política de Privacidade

Politica de Privacidade

O nosso compromisso

A proteção da privacidade e dos dados pessoais constitui um compromisso fundamental da Optimeios - Soluções para Internet, para com os seus clientes e utilizadores dos seus produtos e serviços (clientes, utilizadores dos serviços, colaboradores, parceiros e outros).

Reconhecendo que, o desenvolvimento da atividade da empresa é fortemente influenciado pelos avanços tecnológicos, económicos e sociais, nomeadamente ao nivel da oferta e comercialização dos nossos produtos e serviços, monitorização e melhoria da qualidade dos serviços disponibilizados para o cumprimento de obrigações legais, trabalhamos diariamente para assegurar os melhores níveis de proteção da privacidade e dos dados pessoais respeitando a legislação e todos os normativos e orientações nacionais e europeias aplicáveis ao seu tratamento, concretizado por políticas e normas de privacidade, entre as quais a Política de Privacidade dos Clientes, a Política de Privacidade dos Colaboradores, bem como pela Política Geral de Segurança da Informação.

No intuito de melhor esclarecer os nossos clientes, apresentamos em seguida algumas questão/resposta sobre a privacidade e proteção dos dados pessoais e os Termos e Condições dos serviços e produtos, cujas atualizações serão disponibilizadas no site Optimeios.pt e que entrarão em vigor no dia 25 de Maio de 2018. Dada a existência de 3 plataformas distintas que os nossos clientes podem usar e tendo em conta as especificidades de cada uma, tentaremos alertar para o máximo de requisitos e modos de procedimento.

Esta política de privacidade tem como objectivo respeitar o disposto no Regulamento n. 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016 da Lei de Proteção de dados (Lei n.º 67/98, 26 de Outubro).

Nos proximos topicos vamos dar a conhecer os elementos que compõem esta alteração do regulamento n. 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho de 27 de abril de 2016 abordando, um a um, os seus elementos individuais dentro do nosso compromisso para com os nossos Clientes.

A nossa Política de Privacidade

Saiba como são recolhidos, tratados e usados os seus dados pessoais e como pode aceder a todo o detalhe

1 - Dados pessoais

O que são dados pessoais?

Dados Pessoais são qualquer informação, de qualquer natureza e em qualquer suporte (texto, som, imagem ou video ), relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável.

É considerada identificável a pessoa que possa ser identificada direta ou indiretamente por ex.º através do nome, do n.º de identificação, de um dado de localização, de um identificador eletrónico ou outros elementos que permitam chegar à identificação dessa pessoa singular.

Quem são os titulares de dados pessoais?

O Cliente ou Utilizador, pessoa singular, a quem os dados dizem respeito e que usufruiu dos serviços ou produtos da Optimeios. O Utilizador /Responsavel será a pessoa que celebra o contrato com a Optimeios, mas que pode não corresponder ao Cliente.

Por exemplo:

- No segmento empresarial, o contrato com a Optimeios está em nome da empresa mas o responsável e os Utilizadores são os colaboradores dessa empresa, que em nome desta, podem adquirir vários serviços de desenvolvimento webdesign dentro da oferta da Optimeios

- No segmento particular, o contrato pode estar diretamente no nome do cliente que poderá adquirir vários serviços de desenvolvimento webdesign dentro da oferta da Optimeios

Neste sentido a Optimeios protege igualmente os dados pessoais e respeita os direitos dos colaboradores das empresas nossas clientes.

Que categorias de dados pessoais tratamos?

As categorias de dados que tratamos são as seguintes:

Dados base: Identificação e contactos

Dados de identificação como números de identificação civil ou fiscal, dados para pagamento, a morada de faturação, o contacto telefónico ou endereço de correio eletrónico, ip;

Dados de utilização de serviço

Exemplos: Informação de utilização do serviço (logs) – registos de entradas no website e backoffice por utilizador registado, endereço IP e dispositvo de origem, data/hora de entrada e saída do log, .

2 - Quem é o responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais?

Na Optimeios há um Encarregado da Proteção de Dados (Data Protection Officer ou DPO), que monitoriza as obrigações no âmbito da privacidade e proteção de dados com as normas aplicáveis; Coopera com a autoridade de controlo;

3 - Com que fundamento podemos tratar os seus dados pessoais?

Estas são as circunstâncias em que tratamos dos seus dados pessoais:

3.1 - Consentimento

Quando tiver o seu consentimento expresso – por escrito, através da validação de uma opção - e sendo esse consentimento livre, informado, específico e inequívoco.

São exemplos, o reconhecimento da aceitação na subscrição de serviços, o seu consentimento para assistência em backoffice, sendo que o assistente apenas poderá executar o pedido após o seu pedido de autorização de assistência, dentro do sistema.

3.2 - Execução de contrato e diligências pré-contratuais

Quando o tratamento de dados pessoais seja necessário para a celebração, execução e gestão do contrato celebrado com a Optimeios, como por exemplo para a preparação de uma proposta de serviços/orçamentos ou informação sobre os dados para a execução dos serviços contratados por colaboradores da Optimeios, para a gestão de contactos, informações e pedidos, para a gestão de faturação, cobrança e pagamentos;

3.3 - Cumprimento de obrigação legal
Quando o tratamento de dados pessoais seja necessário para cumprir uma obrigação legal a que a Optimeios esteja sujeita, como por exemplo a comunicação de dados de identificação ou de tráfego a entidades policiais, judiciais, fiscais ou reguladoras;

3.4 - Interesse legítimo
Quando o tratamento de dados pessoais corresponda a um interesse legítimo da Optimeios ou de terceiros, como por exemplo o tratamento de dados para melhoria de qualidade de serviço, deteção de fraude e proteção de receita, e quando os nossos motivos para a sua utilização devam prevalecer sobre os seus direitos de proteção de dados;

4 - Para que finalidades e por quanto tempo tratamos os seus dados pessoais?

4.1 Por quanto tempo tratamos os seus Dados Pessoais?

Os seus dados pessoais são tratados pela Optimeios apenas pelo período de tempo necessário para a realização da finalidade definida ou, consoante o que for aplicável, até que exerça o seu direito de oposição, direito a ser esquecido ou retire o consentimento.

Assim, os prazos de conservação dos dados pessoais do cliente são os seguintes:

a) Dados pessoais tratados para fins de marketing quando o contrato entre a Optimeios e os titulares de dados pessoais já não está em vigor: esses dados podem ser conservados até o titular dos dados revogar o consentimento prestado. Todavia, a Optimeios estabeleceu que deve apagá-los dois anos após a prestação de consentimento e após a cessação do contrato de prestação de serviços.
b) Dados pessoais dos clientes disponibilizados aquando da contratação: este tipo de dados pessoais será conservado por dez anos,nos termos da Lei Fiscal, se respeitar a dados relativos à facturação dos serviços e 5 anos após a cessação do contrato se a justificações da sua conservação respeitar apenas à necessidade de a Optimeios se defender contra uma reivindicação legal baseada em responsabilidade contratual ou extra-contratual.

c) Mensagens de email ou do formulario de contactos, a Optimeios compromete-se a remover todas as mensagens logo que o processo de esclarecimento esteja concluído ou após 90 dias a contar do seu último contacto salvo se os assuntos implicarem processamento contratual de clientes, neste caso o su tratamento ficará salvaguardado ate resolução contratual.

d) Dados pessoais entregues à Optimeios, como Entidade Subcontratante, pelo cliente como Entidade Responsável pelo Tratamento: tais dados são apagados na data da cessação do contrato.

Depois de decorrido o respetivo período de conservação, a Optimeios eliminará ou anonimizará os dados sempre que os mesmos não devam ser conservados para finalidade distinta que possa subsistir.

4.2 Para que finalidades tratamos os seus Dados Pessoais?

4.2.1 - Gestão de Cliente e Prestação de Serviço:

- Gestão de contactos, informações ou pedidos

- Gestão de reclamações

- Gestão de faturação, cobrança e pagamentos

- Análise de consumo

4.2.2 - Gestão Contabilística, Fiscal e Administrativa

- Contabilidade, faturação
- Gestão de comissões
- Informação fiscal, incluindo envio de informação à autoridade tributária

4.2.3 - Gestão de Contencioso

- Cobrança judicial e extrajudicial
- Gestão de outros conflitos

4.2.4 - Deteção de fraude, proteção de receita e auditoria

- Deteção de fraude e práticas ilícitas
- Proteção e controlo de receita
- Gestão de risco de crédito
- Auditoria e investigação internas

4.2.5 - Gestão de rede e sistemas

Suporte e melhoria das redes e aplicações que suportam o serviço Monitorização, melhoria e suporte do serviço

4.2.6 - Cumprimento de obrigações legais

- Pedidos judiciais de interceção de comunicações
- Investigação, deteção e repressão de crimes graves
- Resposta a entidades judiciais, de regulação e de supervisão

4.2.7 - Controlo da segurança da informação

- Gestão de acessos, logs
- Gestão de backups
- Gestão de incidentes de segurança

4.3 Quais os prazos de tratamento e conservação de dados pessoais?

A Optimeios trata e conserva os seus dados pessoais conforme as finalidades para que os mesmos são tratados.
Há casos em que a lei obriga ao tratamento e conservação dos dados por um período de tempo mínimo, designadamente: por um ano, os dados de tráfego e localização para efeitos de investigação, deteção e repressão de crimes graves ou por 10 anos os dados necessários para informação à Autoridade Tributária para efeitos contabilísticos ou fiscais. ver ponto 4.1.
Mas, sempre que não exista uma obrigação legal específica, então os dados serão tratados apenas pelo período necessário para o cumprimento das finalidades que motivaram a sua recolha e preservação e sempre de acordo com a lei, as orientações e decisões da CNPD.
Assim, a Optimeios vai tratar e manter os seus dados pessoais pelo período em que mantiver uma relação contratual consigo.
No entanto, poderá manter outros dados pessoais por períodos superiores à duração da relação contratual, seja com base no seu consentimento, seja para assegurar direitos ou deveres relacionados com o contrato, seja ainda porque tem interesses legítimos que o fundamentam, mas sempre pelo período estritamente necessário à realização das respetivas finalidades e de acordo com as orientações e decisões da CNPD.

São exemplos, o contacto para efeitos de marketing e vendas, a preservação de dados no âmbito de processos de reclamação de faturas, exercício de direitos de garantia, processos judiciais, neste último caso pelo prazo em que os mesmos estiverem pendentes.

5 - Recolha de dados pessoais

Como recolhemos os seus dados pessoais?

Recolhemos os dados pessoais mediante o seu consentimento quando subscreve produtos ou serviços, A recolha é sempre feita pelo cliente ou seu representante, por escrito através do website da Optimeios.pt ou por email.

6 - A quem transmitimos os seus dados pessoais?

Em que circunstâncias existe comunicação dos seus dados pessoais a outras entidades, subcontratantes ou terceiros?

Os seus dados podem ser transmitidos a subcontratantes para que estes os tratem em nome e por conta da Optimeios. Neste caso a Optimeios tomará as medidas contratuais necessárias para garantir que os subcontratantes respeitam e protegem os dados pessoais do titular.
Os dados podem também ser transmitidos a terceiros – entidades distintas da Optimeios ou dos subcontratantes - como por exemplo empresas faturação ou desenvolvimento de software, empresas com quem a Optimeios desenvolva parcerias, no caso de o titular ter consentido - ou entidades a quem os dados tenham de ser comunicados por força da lei, como a autoridade tributária.

Em que circunstâncias a Optimeios transfere os seus dados para um país terceiro?

A Optimeios pode ter de transferir os seus dados pessoais para um país terceiro fora do espaço da União Europeia e que não integre a lista de países que a UE já considerou reunirem níveis de proteção dos dados pessoais adequados. Nesses casos, a Optimeios assegurará que as transferências de dados se realizam no estrito cumprimento das normas legais aplicáveis.

7 - Quais os seus direitos de proteção de dados e como exercê-los?

Conheça quais os seus direitos e como os pode exercer junto da Optimeios:

7.1 - Direito de acesso

Direito a obter a confirmação de quais são os seus dados pessoais que são tratados e informação sobre os mesmos, como por exemplo, quais as finalidades do tratamento, quais os prazos de conservação, entre outros. Direito a ver ou obter cópia, por exemplo das faturas, dos acordos escritos. Na Optimeios todos os clientes têm uma área privada, devidamente protegida por login/pass que lhes permite alterar e/ou retificar os seus dados de acesso, à exceção do email e contribuinte, por razões de perda de identidade. Neste caso o pedido deverá ser submetido por escrito para suporte@optimeios.com

7.2 - Direito de retificação

Direito de retificar ou solicitar a retificação dos seus dados pessoais que se encontrem inexatos ou solicitar que os dados pessoais incompletos sejam completados, como por exemplo a morada, o NIF, o email, os contactos telefónicos, ou outros. Na Optimeios todos os clientes têm uma área privada, devidamente protegida por login/pass que lhes permite alterar e/ou retificar os seus dados de acesso, à exceção do email e contribuinte, por razões de perda de identidade. Neste caso o pedido deverá ser submetido por escrito para suporte@optimeios.com

Direito ao apagamento dos dados ou “direito a ser esquecido”

Direito de obter o apagamento dos seus dados pessoais, desde que não se verifiquem fundamentos válidos para a sua conservação, como por exemplo os casos em que a Optimeios tem de conservar os dados para cumprir uma obrigação legal de preservação cumprimento da lei fiscal, deteção e repressão de crimes ou porque se encontra em curso um processo de resolução contratual ou judicial.

7.3 - Direito à portabilidade

Direito da receber os dados que nos forneceu em formato digital de uso corrente e de leitura automática ou de solicitar a transmissão direta dos seus dados para outra entidade que passe a ser o novo responsável pelos seus dados pessoais, como por exemplo, receber as suas faturas ou transmitir os seus contactos para o novo responsável, mas neste caso apenas se for tecnicamente possível.

7.4 - Direito a retirar o consentimento ou direito de oposição

Direito de se opor ou retirar o seu consentimento, a um tratamento de dados, como por exemplo no caso de tratamento de dados para fins de marketing, desde que não se verifiquem interesses legítimos que prevalecem sobre os seus interesses, direitos e liberdades, como por exemplo o cumprimento contratual ou a de defesa de um direito num processo judicial.

7.5 - Direito a reclamar

Direito de apresentar reclamação à autoridade de controlo, a CNPD, para além da empresa ou do DPO.

Como pode exercer os seus direitos?
O exercício dos direitos é gratuito, exceto se se tratar de um pedido manifestamente infundado ou excessivo. As informações devem ser prestadas por escrito.

A resposta aos pedidos deverá ser prestada no prazo máximo de 30 dias, salvo se for um pedido especialmente complexo.

Exerça os seus direitos através dos seguintes endereços:

Optimeios – Soluções para Internet de Marco Rodrigues

Carta: Rua de Camões, 421 4505-078 Argoncilhe
Mail: suporte@optimeios.com
Telefone: 227457201

8 - De que modo a Optimeios protege os seus dados pessoais?

A Optimeios tem implementadas as medidas lógicas, físicas, organizativas e de segurança adequadas, necessárias e suficientes para proteger os seus dados pessoais contra a destruição, a perda, a alteração, a difusão, o acesso não autorizados ou qualquer outra forma de tratamento acidental ou ilícito. A recolha e tratamento de dados realiza-se de forma segura e que impede a sua perda ou manipulação. Todos os dados serão inseridos num Servidor Seguro (SSL de 256 bits) que os encripta/codifica. Poderá verificar que o site www.optimeios.pt possui um certificado digital através do símbolo do cadeado que aparece junto do URL no browser, da palavra Seguro e do prefixo do endereço que começa por https em vez de http.

A Optimeios tem implementado:
Requisitos e medidas de segurança lógicos, como a utilização de firewalls e sistemas de deteção de intrusão nos seus sistemas, a existência de uma política rigorosa sobre os acessos a sistemas e à informação e o registo das ações efetuadas pelos colaboradores da Optimeios sobre dados pessoais dos clientes ou utilizadores (logging);

Regras de acesso para os Clientes ou Utilizadores a determinados produtos ou serviços, como por exemplo a introdução de uma password, para permitir reforçar os mecanismos de controlo e segurança, niveis de acesso e permissões ajustaveis por colaborador.

9 - Conselhos úteis para a proteção dos seus dados

Saiba o que pode fazer para proteger os seus dados pessoais e ter uma presença online responsável

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